Checklista – att tänka på när du planerar ditt evenemang

12 jun 2017

Evenemang är kul! Inspirerande och energigivande. Men också ganska jobbigt. Pust. Det finns mycket att ha koll på när du skapar ett evenemang. Här bjuder vi på en liten checklista – att tänka på när du planerar ditt evenemang.

Börja i tid. Underskatta aldrig hur lång tid det tar att planera och genomföra ett evenemang. När du ska börja beror såklart på omfattning och storlek. Men ta i när du gör din planering! Många börjar endast någon månad i förväg men ofta är det för lite. Se till att ha minst sex månader på dig om du vill få en populär talare till ditt event.

Sätt upp ett tydligt syfte. Vad är syftet med ditt event? För hur ska du annars veta om det blir ett bra event eller inte? Och hur ska dina föreläsare veta vad du vill ha om du själv inte satt upp det? Och hur ska publiken eller gästerna veta varför de ska anmäla sig?

Timing. Se till att ditt evenemang inte krockar med andra viktiga händelser. VM-final i fotboll, under semestertider, sportlov osv. Om nu inte din aktivitet är planerad och anpassad efter dessa arrangemang.

Påminnelser! Om du ska försöka få in externa gäster räcker det inte med att skicka ut en inbjudan. Se till att påminna på alla möjliga sätt du kan. Sociala medier, mail, post eller ring dem du vill ska komma. Du vet själv hur lätt en inbjudan glöms bort. Börja gärna med att skicka ut inbjudan ca 6 månader i förväg. Och sedan…påminn, påminn, påminn!

Skriv ett detaljerat körschema. Både för genomförandet och för planeringen inför.

Kommunikation. När du tror att du varit tydlig i din kommunikation, försök att bli ännu tydligare. Undersökningar visar att den största orsaken till att ett evenemang ”blir fel” är att kommunikationen och förväntningar mellan olika parter har brustit.

Givetvis finns det en mängd olika saker att försöka ha koll på. Men här har du fått en liten checklista att tänka på när du planerar ditt evenemang.

Behöver du hjälp med förslag på föreläsare, konferencierer, moderatorer eller underhållare till ditt event så hjälper vid dig gärna. Här kan du själv söka på talare utifrån ämne och om du har en speciell talare i åtanke så kan du söka efter henne här.

Slå oss en signal på 031-780 32 35 så hjälper vi dig snabbt att boka talare till ditt event.

Lycka till med ditt evenemang!